El DeCA electrónico, o Documento electrónico de Control Administrativo, supone un paso más en la digitalización de la documentación asociada al transporte por carretera.
Para las empresas que gestionan expediciones, transportistas y documentación de transporte, la cuestión ya no es solamente cómo generar un documento digital, sino cómo integrarlo correctamente en sus procesos de gestión.
En este artículo explicamos qué es el DeCA electrónico, qué información debe contener, cómo funciona y qué características debe cumplir el sistema que lo genera.
¿Qué es el DeCA electrónico?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo utilizado para documentar determinados servicios de transporte por carretera.
En el caso del transporte público de mercancías por carretera, el sistema debe contemplar los datos previstos en la normativa aplicable al documento de control administrativo.
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece las características que deben reunir tanto las aplicaciones informáticas que gestionan estos documentos como los propios documentos electrónicos.
El objetivo es que la información del transporte pueda gestionarse electrónicamente y estar disponible para su comprobación durante el servicio.
¿Cómo funciona un DeCA electrónico?
El proceso puede resumirse en cuatro pasos:
1. Se introducen los datos del servicio
La aplicación informática debe disponer de los datos necesarios para generar el documento.
En una empresa que utiliza un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central, muchos de estos datos ya forman parte de la gestión habitual de pedidos, clientes, mercancías y expediciones.
2. Se genera el documento electrónico
Los datos se transforman en un fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
La normativa establece que el sistema debe registrar la fecha y hora de creación y, cuando corresponda, también las modificaciones posteriores.
3. El documento incorpora un código QR
El DeCA debe generarse en formato PDF y contener en el propio documento un código QR asociado a la URL del documento.
Esta URL debe permitir el acceso al documento de forma que pueda ser descargado directamente durante el servicio cuando sea necesario.
4. El conductor dispone del documento
Una vez generado, el DeCA debe entregarse al conductor antes del inicio efectivo del servicio.
Puede llevar una copia electrónica en un dispositivo móvil o una copia impresa. En ambos casos debe incluir el código QR correspondiente.
¿Qué requisitos debe cumplir un DeCA electrónico?
La Resolución de 5 de junio de 2026 establece diferentes requisitos técnicos.
Entre ellos:
* El documento debe generarse en formato PDF.
* El tamaño del PDF no puede superar los 5 MB.
* La generación debe ser nativa digital.
* El PDF debe incorporar un código QR.
* Cada documento debe disponer de una URL única y específica.
* La URL debe utilizar HTTPS.
* El documento debe poder descargarse durante el servicio.
* El sistema debe registrar la fecha y hora de creación.
* Deben conservarse los documentos durante al menos un año en los supuestos establecidos por la normativa.
Esto es importante porque no basta con escanear un documento en papel y convertirlo en PDF.
La propia resolución especifica que el documento debe generarse a partir de datos estructurados y no mediante el escaneo de un documento existente.
¿Qué ocurre si hay que modificar un DeCA?
Durante un servicio pueden producirse cambios o actualizaciones de determinados datos.
La normativa contempla dos posibilidades principales.
La primera consiste en modificar el fichero electrónico existente, incorporando los nuevos datos y dejando constancia del cambio.
La segunda consiste en generar un nuevo documento electrónico con los datos actualizados.
En este segundo caso, el nuevo PDF tendrá una nueva URL y, por tanto, un nuevo código QR. El documento original debe conservarse a efectos de trazabilidad.
¿Por qué es importante integrar el DeCA con el ERP?
Aquí aparece uno de los principales retos para las empresas.
Una empresa de transporte o una empresa que gestiona expediciones puede tener ya registrados en su sistema datos como:
* Cliente.
* Dirección de origen.
* Dirección de destino.
* Mercancía.
* Peso.
* Transportista.
* Vehículo.
* Expedición.
* Albarán.
Si el DeCA se gestiona mediante una aplicación independiente, puede ser necesario volver a introducir parte de esta información.
Una integración con el ERP permite aprovechar los datos que ya existen y automatizar el proceso.
DeCA integrado con Microsoft Dynamics 365 Business Central
En DS Cloud hemos desarrollado nuestra solución pensando precisamente en este escenario.
El objetivo es que las empresas que utilizan **Microsoft Dynamics 365 Business Central** puedan gestionar el DeCA desde su entorno habitual de trabajo, evitando duplicidades y reduciendo la introducción manual de información.
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¿Qué debe tener en cuenta una empresa antes de implantar el DeCA?
Antes de elegir una solución conviene comprobar que cubre, como mínimo, los requisitos técnicos establecidos por la normativa.
También es recomendable analizar cómo encaja el DeCA en el proceso real de la empresa:
Pedido → preparación → expedición → transporte → DeCA → conductor → inspección
Cuanto más integrado esté el proceso, menor será la necesidad de introducir información manualmente.
Conclusión
El DeCA electrónico no consiste simplemente en sustituir un documento de papel por un PDF.
Implica disponer de un sistema capaz de generar el documento a partir de información estructurada, crear su URL, incorporar el código QR, garantizar su disponibilidad y gestionar las posibles modificaciones y conservación.
Para empresas que utilizan un ERP como Microsoft Dynamics 365 Business Central, la integración puede simplificar considerablemente el proceso.
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