La digitalización de la documentación de transporte está cambiando la forma en que empresas, cargadores y transportistas gestionan sus expediciones. Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control del transporte público de mercancías por carretera debe ser electrónico: es el DeCA, el Documento electrónico de Control Administrativo.
Para una empresa que realiza transporte de mercancías por carretera, entender cómo funciona el DeCA de transporte y cómo integrarlo en su operativa es fundamental. En esta guía te explicamos quién está obligado, qué datos debe contener, qué requisitos técnicos exige la normativa (incluidos los que casi nadie cuenta), qué ocurre en una inspección y qué debe revisar tu empresa antes de la fecha límite.
El DeCA de transporte en 30 segundos
| Qué es | La versión electrónica obligatoria del documento de control administrativo del transporte por carretera. |
|---|---|
| Desde cuándo | 5 de octubre de 2026, sin periodo de gracia (Ley 9/2025). |
| A quién afecta | Transporte público de mercancías por carretera en España, incluido el cabotaje. |
| Quién lo formaliza | El cargador contractual y el transportista efectivo. |
| Formato | PDF nativo digital (máx. 5 MB) con código QR y URL única HTTPS. |
| Cuándo se genera | Siempre antes del inicio efectivo del servicio. |
| Conservación | Al menos 1 año desde su creación. |
| ¿Hay que firmarlo? | No es obligatorio. |
¿Qué es el DeCA en el transporte?
El DeCA es el documento electrónico utilizado para cumplir las obligaciones de documentación de control administrativo en los transportes por carretera cuando resulta exigible.
No es un documento nuevo. El documento de control de transporte ya existía en papel y está regulado por la Orden FOM/2861/2012. Lo que cambia es el soporte: ahora debe generarse, entregarse y conservarse de forma electrónica. Por eso encontrarás varios nombres para lo mismo: DeCA, DCA, documento de control digital o documento de control administrativo de transporte.
En el caso del transporte público de mercancías por carretera, la aplicación informática debe contemplar los datos previstos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. La normativa de 2026 establece además las características que deben reunir el sistema y el documento electrónico.
Si quieres profundizar en el funcionamiento técnico, consulta nuestra guía DeCA electrónico: qué es, cómo funciona y qué requisitos debe cumplir.
Normativa del DeCA: calendario completo
Estas son las normas que debes conocer, en orden cronológico:
- Orden FOM/2861/2012, de 13 de diciembre: regula el documento de control administrativo exigible en el transporte público de mercancías por carretera y los datos que debe contener.
- Ley 9/2025, de 3 de diciembre: obliga a que el documento de control sea electrónico. Su disposición transitoria octava fija la fecha del 5 de octubre de 2026.
- Orden TRM/282/2026, de 25 de marzo (BOE-A-2026-7128): modifica la Orden FOM/2861/2012 para precisar de qué datos responde el cargador contractual y de cuáles el transportista efectivo.
- Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE-A-2026-12784): establece los requisitos técnicos de las aplicaciones y los documentos electrónicos.
- 5 de octubre de 2026: el DeCA electrónico pasa a ser obligatorio. El papel deja de ser válido.
¿A quién afecta el DeCA?
El marco regulatorio contempla los documentos de control administrativo asociados a los servicios de transporte por carretera. Según el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible:
- Están obligados: el transporte público de mercancías por carretera en territorio nacional y el cabotaje.
- No están obligados: el transporte privado complementario, el transporte internacional (que utiliza los documentos de los convenios internacionales, como el CMR o eCMR) y la recogida y reparto de paquetería, entre otros supuestos que recoge la Orden.
Cargador contractual y transportista efectivo: quién responde de qué
En el caso de las mercancías, la normativa distingue, entre otras figuras, al cargador contractual y al transportista efectivo. Ambos deben formalizar el documento, pero no responden de lo mismo. Tras la Orden TRM/282/2026, el reparto queda, a grandes rasgos, así:
| Figura | Responde de | Obligaciones prácticas |
|---|---|---|
| Cargador contractual | Los datos de la operación: identificación de las partes, origen y destino, naturaleza y peso de la mercancía. | Facilitar datos correctos antes del inicio del servicio y conservar el documento. |
| Transportista efectivo | Los datos de la ejecución: vehículo (matrícula), fecha del transporte y demás datos del servicio que le corresponden. | Llevar el DeCA durante el transporte, exhibirlo en las inspecciones y conservarlo. |
El sistema debe identificar correctamente estas figuras y contener los datos exigibles para el servicio correspondiente. Por eso es importante analizar el proceso de cada empresa y no asumir que todas las operaciones tienen exactamente las mismas características: no es lo mismo una empresa cargadora que contrata transporte que una empresa de transporte que subcontrata parte de sus servicios.
¿Qué datos debe contener el documento de control de transporte?
La aplicación debe contemplar los datos establecidos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 para el transporte de mercancías:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Cargador contractual | Nombre o razón social, NIF y domicilio. |
| Transportista efectivo | Nombre o razón social, NIF y domicilio. |
| Origen y destino | Lugar de carga y lugar de descarga. |
| Mercancía | Naturaleza y peso. |
| Vehículo | Matrícula del vehículo o vehículos utilizados. |
| Fecha | Fecha de realización del transporte. |
| Otros | Autorización especial, si el transporte la requiere, y observaciones o reservas cuando proceda. |
La solución informática debe ser capaz de transformar los datos disponibles en un documento electrónico antes del inicio efectivo del servicio. El formato es libre: el DeCA puede adoptar, por ejemplo, el diseño de una carta de porte o de un CMR, siempre que incluya todos estos datos.
DeCA, carta de porte digital y eCMR: diferencias
| Documento | Función | Ámbito | ¿Obligatorio electrónico? |
|---|---|---|---|
| DeCA | Control administrativo del transporte ante la inspección. | Transporte público nacional y cabotaje. | Sí, desde el 5/10/2026. |
| Carta de porte | Documenta el contrato de transporte entre las partes. | Transporte nacional. | No por sí misma, pero puede servir como DeCA si incluye todos sus datos y requisitos. |
| CMR / eCMR | Carta de porte del Convenio CMR. | Transporte internacional. | No; el eCMR es voluntario. |
En la práctica, muchas empresas unifican la carta de porte digital y el documento de control en un único PDF que cumple ambas funciones.
Requisitos técnicos del DeCA: lo que exige la Resolución de 2026
La mayoría de guías se quedan en «PDF con código QR». La Resolución de 5 de junio de 2026 es bastante más concreta, y estos detalles son los que determinan si tu solución cumple o no.
DeCA antes de iniciar el transporte
Un punto especialmente importante es el momento de generación. La resolución establece que los datos deben transformarse en el fichero electrónico antes del inicio efectivo del servicio.
Además, el sistema debe registrar en los metadatos del PDF la fecha y hora de creación del documento y, cuando se produzcan modificaciones, también la fecha y hora correspondiente. Esto hace que la automatización del proceso tenga especial importancia.
PDF nativo digital
- El PDF debe generarse directamente a partir de los datos de la aplicación. No vale escanear ni fotografiar un documento en papel.
- Tamaño máximo: 5 MB.
DeCA y código QR
El documento electrónico debe incorporar un código QR vinculado a una URL única y específica del documento. Para el conductor, esto significa disponer de una forma sencilla de mostrar la documentación durante el servicio.
Esa URL debe cumplir condiciones concretas:
- Utilizar HTTPS con TLS 1.2 como mínimo.
- Permitir la descarga directa del PDF sin usuario, contraseña ni botones intermedios. El inspector escanea y descarga.
- Estar operativa durante todo el servicio y durante los 7 días naturales siguientes a su finalización.
Conservación y firma
- El documento debe conservarse al menos 1 año desde su creación. Cargador y transportista pueden tener repositorios independientes, pero basta con que uno de ellos lo conserve.
- No hay que registrarse en el Ministerio ni subir los documentos a ninguna plataforma pública: se alojan en el repositorio de la empresa o de su proveedor.
- La firma electrónica no es obligatoria. Si se incluye, debe ser al menos una firma avanzada (AdES) o cualificada (QES) conforme al Reglamento eIDAS.
¿Puede el conductor llevar el DeCA en el móvil?
Sí. La normativa permite que el conductor lleve una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil. También puede llevar una copia impresa. En ambos casos, la copia debe incluir el código QR correspondiente y debe estar en poder del conductor antes de iniciar el servicio.
Qué ocurre en una inspección
- El conductor puede mostrar el DeCA completo o solo el código QR: el agente descarga el PDF desde la URL.
- Las anotaciones a mano sobre una copia impresa no se tienen en cuenta. Cualquier cambio debe hacerse en el documento electrónico.
- Si la URL no funciona (servidor caído, enlace caducado, acceso con contraseña), a efectos prácticos es como no llevar el documento. Por eso la fiabilidad del alojamiento es tan importante como el propio PDF.
¿Qué ocurre si cambia una expedición?
Los servicios de transporte no siempre permanecen invariables: cambia un vehículo, se añade una descarga, varía el peso. La normativa contempla dos opciones:
- Modificar el PDF existente: se añaden los datos nuevos y el motivo del cambio, y los datos anteriores quedan marcados como no válidos. La URL y el QR se mantienen.
- Generar un nuevo PDF: se crea una nueva URL y un nuevo código QR, y se conserva el documento original para mantener la trazabilidad.
En ambos casos, el conductor debe disponer del documento actualizado.
¿Se pueden agrupar varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, siempre que todos los envíos tengan el mismo cargador contractual y el mismo transportista efectivo, y que el documento identifique claramente el origen, destino, naturaleza y peso de cada envío. Es una opción muy útil para rutas de reparto con varias descargas.
Sanciones por no llevar el DeCA
A partir del 5 de octubre de 2026, circular sin el documento de control electrónico, con datos incompletos o con un documento que no cumple los requisitos técnicos puede constituir una infracción de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres (LOTT). Las fuentes especializadas sitúan las multas por infracción grave entre 401 y 2.000 euros, y la sanción puede recaer sobre el cargador, el transportista o ambos, según qué datos fallen.
A la multa hay que sumar el coste operativo: un vehículo inmovilizado en una inspección suele costar más que la propia sanción.
DeCA para empresas de transporte: el reto de la gestión
Para una empresa con pocas expediciones, generar un documento puede ser relativamente sencillo. El problema aparece cuando hablamos de cientos o miles de operaciones.
Un ejemplo: si preparar cada documento a mano lleva 5 minutos y la empresa realiza 40 expediciones al día, son más de 3 horas diarias de trabajo administrativo solo en documentos de control. Introducir manualmente los datos de cada transporte aumenta:
- Tiempo administrativo.
- Riesgo de errores (y, por tanto, de sanciones por datos inexactos).
- Duplicidad de información.
- Dependencia de procesos manuales.
Por eso la integración con el sistema de gestión adquiere tanta importancia.
Checklist DeCA transporte: qué revisar antes del 5 de octubre
Si eres empresa cargadora
- ¿Tus pedidos y albaranes recogen todos los datos de tu parte (partes, origen, destino, naturaleza y peso)?
- ¿Has acordado con tus transportistas quién genera materialmente el DeCA?
- ¿Cómo vas a hacer llegar al transportista los datos antes del inicio del servicio?
- ¿Dónde vas a conservar los documentos durante al menos un año?
Si eres empresa de transporte
- ¿Tu aplicación genera un PDF nativo de menos de 5 MB con QR y URL HTTPS (TLS 1.2 o superior)?
- ¿La URL permite descargar el PDF sin autenticación y sigue activa 7 días después del servicio?
- ¿Tus conductores saben mostrar el QR desde el móvil y qué hacer si cambia la expedición?
- ¿Registras fecha y hora de creación y de cada modificación?
- ¿Puedes agrupar envíos del mismo cargador en un solo documento?
DeCA integrado con Business Central
Las empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central pueden disponer ya de gran parte de la información necesaria para gestionar sus expediciones:
Pedido → cliente → mercancía → albarán → transportista → vehículo → expedición
Si el DeCA está integrado en este proceso, es posible reducir la introducción manual de datos y generar el documento de control de transporte directamente desde el albarán. Te lo explicamos paso a paso en DeCA en Business Central: cómo generar el documento de control electrónico.
Una solución pensada para la operativa real
Una buena solución DeCA no debería limitarse a generar un documento. Debe integrarse con el proceso real de la empresa y cubrir todo el ciclo: generación antes del servicio, QR y URL conformes, entrega al conductor, modificaciones, agrupación de envíos y conservación.
Desde DS Cloud planteamos la gestión del DeCA para Business Central como parte del flujo de trabajo de la empresa. El objetivo es sencillo: que el DeCA sea una parte más de la gestión de la expedición.
¿Tu empresa está preparada?
Si gestionas transporte de mercancías y utilizas Business Central, ahora es el momento de revisar cómo vas a generar, entregar, consultar y conservar tus documentos electrónicos de control.
Descubre la solución DeCA de DS Cloud para Microsoft Dynamics 365 Business Central
Preguntas frecuentes sobre el DeCA de transporte
¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA?
Desde el 5 de octubre de 2026 para el transporte público de mercancías por carretera, según la Ley 9/2025. No hay periodo de gracia adicional.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte?
No son lo mismo: la carta de porte documenta el contrato y el DeCA sirve para el control administrativo. Pero una carta de porte digital puede funcionar como DeCA si incluye todos los datos del artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y cumple los requisitos técnicos (PDF, QR y URL).
¿Es obligatorio el DeCA en el transporte internacional?
No. El transporte internacional utiliza los documentos de los convenios internacionales, como el CMR o el eCMR. El cabotaje en España sí está sujeto al DeCA.
¿Hay que firmar el DeCA?
No es obligatorio. Si se firma, la firma debe ser al menos avanzada (AdES) o cualificada (QES) según el Reglamento eIDAS.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el DeCA?
Al menos un año desde su creación. Basta con que lo conserve el cargador contractual o el transportista efectivo. Además, la URL del QR debe seguir operativa durante el servicio y los 7 días naturales siguientes.
¿Hay que registrarse en el Ministerio o usar una plataforma oficial?
No. Cada empresa genera y aloja sus documentos con su propia aplicación o con la de su proveedor. No hay que subirlos a ninguna plataforma pública.
¿Se pueden incluir varios envíos en un mismo DeCA?
Sí, si todos comparten cargador contractual y transportista efectivo y el documento identifica el origen, destino, naturaleza y peso de cada envío.
Fuentes: Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible – DeCA, Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784) y Orden TRM/282/2026 (BOE-A-2026-7128).
