Desde el 5 de octubre de 2026, el documento de control del transporte público de mercancías por carretera tiene que ser electrónico. 2026 marca así un punto de inflexión en la digitalización de la documentación de control administrativo del transporte por carretera: el papel deja de ser válido y no hay periodo de gracia.
La Ley 9/2025 estableció la obligatoriedad de los documentos electrónicos de control administrativo (DeCA), y la Resolución de 5 de junio de 2026 concretó las características que deben reunir tanto los sistemas informáticos como los documentos electrónicos.
Para las empresas de transporte y para las empresas que gestionan expediciones, esto plantea una cuestión fundamental: ¿está preparado nuestro sistema de gestión para generar y gestionar correctamente el DeCA?
En este artículo no repetimos qué es el DeCA (lo tienes en nuestra guía del DeCA para transporte). Aquí nos centramos en qué cambia exactamente, qué cambia para cada perfil de tu empresa, cómo adaptarte paso a paso y qué preguntar antes de elegir una solución.
¿Desde cuándo es obligatorio el DeCA y a quién afecta?
El DeCA es obligatorio desde el 5 de octubre de 2026, según la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025. Afecta al transporte público de mercancías por carretera en territorio nacional, incluido el cabotaje. Quedan fuera, entre otros, el transporte privado complementario y el transporte internacional.
Aunque se hable del «nuevo documento de control de transporte de mercancías por carretera», el contenido del documento no cambia: en el transporte público de mercancías, el sistema debe contemplar los datos establecidos en el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012. Lo que cambia es cómo debe generarse, entregarse, ponerse a disposición y conservarse. Si necesitas el detalle de los datos obligatorios y de quién responde de cada uno, lo explicamos en la guía del DeCA para transporte.
Qué cambia con el DeCA obligatorio: antes y después
El cambio fundamental es pasar de una gestión basada en documentación física o procesos independientes a un sistema electrónico capaz de generar y gestionar el documento de acuerdo con unos requisitos técnicos definidos. En la práctica, cambia casi todo el ciclo del documento:
| Aspecto | Hasta ahora | Desde el 5 de octubre de 2026 |
|---|---|---|
| Soporte | Papel (o electrónico, de forma voluntaria). | Electrónico obligatorio: PDF generado de forma nativa. El papel ya no es válido. |
| Cómo se genera | Formulario, plantilla o documento rellenado a mano. | Una aplicación transforma datos estructurados en el PDF. Escanear o fotografiar no sirve. |
| Trazabilidad | Sin registro de cuándo se creó o modificó. | Fecha y hora de creación y de cada modificación registradas en el propio PDF. |
| Cambios durante el servicio | Anotaciones o tachones a mano sobre el papel. | Modificación electrónica del PDF o nuevo PDF con nueva URL y QR. Lo manuscrito no cuenta. |
| Entrega al conductor | Documento físico en cabina. | Copia en el móvil o impresa, siempre con código QR, antes de iniciar el servicio. |
| En una inspección | Se entrega el papel. | Se muestra el DeCA o solo el QR; el agente descarga el PDF desde la URL. |
| Alojamiento | Archivo físico o repositorio propio sin requisitos específicos. | URL única HTTPS, sin autenticación, disponible durante el servicio y los 7 días siguientes. |
| Conservación | Archivo en papel. | Repositorio electrónico durante al menos 1 año. |
¿Quieres el detalle técnico de cada requisito (tamaño del PDF, TLS, QR)? Lo desarrollamos en DeCA electrónico: qué es, cómo funciona y qué requisitos debe cumplir.
Qué cambia respecto a la normativa de 2023
El DeCA electrónico no nace en 2026. Desde 2023 las empresas ya podían usar documentos de control electrónicos de forma voluntaria, conforme a la Resolución de 22 de mayo de 2023. La Resolución de 5 de junio de 2026 sustituye a aquella y trae tres cambios clave:
- De voluntario a obligatorio. Lo que era una opción pasa a ser la única forma válida desde el 5 de octubre de 2026.
- Sin registro previo del dominio. Se elimina la necesidad de registrar previamente el dominio donde se alojan los documentos. Cada empresa, o su proveedor, los aloja en su propio repositorio.
- Reglas más detalladas. La nueva resolución concreta cómo modificar un documento durante el servicio, cómo agrupar varios envíos y qué debe llevar el conductor.
Si tu empresa ya usaba el DeCA electrónico de forma voluntaria, no des por hecho que cumples: revisa tu sistema frente a la Resolución de 2026, especialmente la gestión de modificaciones, la disponibilidad de la URL y la conservación.
Qué cambia para cada perfil de tu empresa
El DeCA obligatorio no es solo un cambio de formato: afecta a personas y departamentos distintos.
Administración y tráfico
- El documento debe estar generado antes del inicio efectivo del servicio. Ya no vale prepararlo «sobre la marcha».
- Los datos tienen que estar completos y correctos en origen: la responsabilidad por datos inexactos se reparte entre cargador y transportista.
Logística y expediciones
- Cada cambio (vehículo, descarga, peso) debe reflejarse en el documento electrónico y hacerse llegar al conductor.
- Se pueden agrupar envíos del mismo cargador y transportista en un único DeCA, lo que obliga a revisar cómo se planifican las rutas.
Sistemas e IT
- Hay que garantizar que la URL de cada documento funciona con HTTPS, sin contraseña, durante todo el servicio y los 7 días siguientes.
- Hay que prever un repositorio que conserve los documentos al menos un año.
Conductores
- Deben llevar el DeCA en el móvil o impreso, siempre con el código QR.
- Deben saber que las anotaciones a mano ya no sirven: cualquier cambio tiene que venir de la oficina en formato electrónico.
Cómo adaptarse al DeCA obligatorio en 5 pasos
La adaptación no debería limitarse a comprar una aplicación. Antes conviene revisar el proceso completo:
| Paso | Qué hacer | Qué comprobar | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1. Identificar los servicios afectados | Analizar qué operaciones de transporte generan documento de control. | Transporte público nacional y cabotaje sí; privado complementario e internacional, no. ¿Hay mercancías peligrosas (ADR)? | Dirección y tráfico |
| 2. Revisar dónde están los datos | Determinar si los datos necesarios ya están disponibles en el ERP. | ¿Tienes en el sistema el NIF y domicilio de cargador y transportista, origen, destino, naturaleza y peso de la mercancía, matrícula y fecha? | Administración y sistemas |
| 3. Elegir el sistema de generación | La solución debe cumplir los requisitos establecidos para el DeCA. | Usa las 10 preguntas del apartado siguiente. | Dirección y sistemas |
| 4. Integrarlo con la operativa | Cuanto más integrado esté con la gestión de pedidos y expediciones, menos trabajo manual será necesario. | ¿Se genera el DeCA desde el albarán o la expedición, sin volver a teclear datos? ¿Cómo llega al conductor? | Logística y sistemas |
| 5. Preparar al personal | Administración, logística y conductores deben conocer el nuevo proceso. | ¿Saben los conductores mostrar el QR? ¿Sabe la oficina qué hacer si cambia una expedición en ruta? | Todos los departamentos |
Si el 5 de octubre te pilla sin sistema
No hay periodo de gracia, así que la prioridad es cumplir primero y optimizar después:
- Prioriza los servicios afectados identificados en el paso 1: son los que necesitan DeCA desde el primer día.
- Asegura lo imprescindible: PDF nativo con QR, URL que funcione sin contraseña y conservación. Sin esto, el documento no cumple.
- Forma a los conductores en lo básico: dónde encontrar el documento y cómo mostrar el QR.
- Planifica la integración con tu ERP como siguiente fase, para eliminar la doble introducción de datos cuando el volumen lo haga necesario.
10 preguntas para elegir una solución DeCA
No todas las aplicaciones que «generan un PDF con QR» cumplen la Resolución de 2026. Antes de contratar, pregunta a tu proveedor:
- ¿El PDF se genera de forma nativa a partir de los datos, sin escaneos ni imágenes?
- ¿El PDF pesa siempre menos de 5 MB, incluso con varios envíos agrupados?
- ¿La URL usa HTTPS con TLS 1.2 o superior?
- ¿La URL permite descargar el PDF directamente, sin usuario, contraseña ni pantallas intermedias?
- ¿La URL sigue activa durante el servicio y los 7 días naturales posteriores?
- ¿Registra la fecha y hora de creación y de cada modificación?
- ¿Permite las dos formas de modificación que prevé la normativa (sobre el mismo PDF o con un PDF nuevo) y conserva el original?
- ¿Permite agrupar varios envíos del mismo cargador y transportista en un solo documento?
- ¿Dónde se conservan los documentos y durante cuánto tiempo? (Mínimo 1 año.)
- ¿Se integra con tu ERP o tendrás que volver a introducir los datos de cada expedición?
Si la respuesta a alguna de las nueve primeras es «no», la solución no cumple. Si la respuesta a la décima es «no», cumplirás, pero duplicando trabajo en cada expedición.
¿Y si transporto mercancías peligrosas (ADR)?
El transporte de mercancías peligrosas no queda fuera: además del documento de transporte ADR, necesitas el DeCA. Ambos pueden llevarse por separado o unificarse en un único documento, siempre que este incluya todos los datos exigidos para el documento de control y cumpla los requisitos del formato electrónico.
¿Qué pasa si no cumples?
Desde el 5 de octubre, circular sin DeCA, con datos incompletos o con un documento que no cumple los requisitos técnicos puede constituir una infracción de la Ley de Ordenación de los Transportes Terrestres, y la sanción puede recaer sobre el cargador, el transportista o ambos. Explicamos el régimen de sanciones en la guía del DeCA para transporte.
DeCA obligatorio y Business Central
Para empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central, la integración puede simplificar especialmente el proceso. Los datos utilizados para gestionar una expedición pueden encontrarse ya dentro del ERP, así que tiene sentido que la generación del DeCA forme parte del propio flujo de trabajo:
| Sin integración | Con el DeCA integrado en Business Central |
|---|---|
| ERP → copiar datos → otra aplicación → volver a comprobar datos | Pedido → Albarán → Expedición → DeCA |
Te explicamos el proceso paso a paso en DeCA en Business Central: cómo generar el documento de control electrónico.
¿Está preparada tu empresa?
El cumplimiento no consiste solamente en generar un PDF. Hay que asegurarse de que el sistema contempla todos los elementos técnicos exigidos y de que el documento está disponible cuando sea necesario.
En DS Cloud ayudamos a empresas que utilizan Business Central a integrar la gestión del DeCA en su operativa: emisión desde el ERP, PDF con código QR, envío al conductor por correo y tarifa por volumen sin permanencia.
Solicita una demo de nuestra solución DeCA para Business Central
Preguntas frecuentes sobre el DeCA obligatorio
¿Hay periodo de gracia después del 5 de octubre de 2026?
No. La Ley 9/2025 ya estableció un periodo transitorio que termina el 5 de octubre de 2026. A partir de esa fecha no hay una fase adicional sin sanciones.
¿Sigue siendo válido el documento de control en papel?
No. Desde el 5 de octubre de 2026, en el transporte público de mercancías por carretera el documento de control debe ser electrónico.
¿Qué cambia respecto a la Resolución de 2023?
El DeCA electrónico pasa de ser voluntario a obligatorio, se elimina el registro previo del dominio donde se alojan los documentos y se detallan las reglas de modificación, agrupación de envíos y documentación del conductor.
Ya usaba el DeCA electrónico, ¿tengo que cambiar algo?
Conviene revisarlo. Tu sistema debe cumplir la Resolución de 5 de junio de 2026, que sustituye a la de 2023. Comprueba especialmente la gestión de modificaciones, la disponibilidad de la URL y la conservación.
¿Sirve escanear el documento en papel y guardarlo como PDF?
No. El PDF debe generarse de forma nativa a partir de datos estructurados. Un escaneo o una fotografía no cumplen los requisitos.
¿El DeCA afecta al transporte de mercancías peligrosas?
Sí. Además del documento de transporte ADR, hace falta el DeCA. Pueden llevarse por separado o unificarse en un único documento que incluya todos los datos exigidos.
¿Tengo que cambiar de ERP para cumplir con el DeCA?
No. Si usas Business Central, puedes añadir la generación del DeCA mediante una extensión, sin cambiar de sistema de gestión.
Importante: este artículo tiene finalidad informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para determinar las obligaciones concretas aplicables a una empresa debe consultarse la normativa vigente y, cuando corresponda, asesoramiento especializado.
Fuentes: Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible – DeCA y Resolución de 5 de junio de 2026 (BOE-A-2026-12784).
