Las empresas que utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central ya gestionan en su ERP una parte importante de la información necesaria para sus operaciones de transporte.
Clientes, pedidos, albaranes, mercancías, expediciones y otros datos forman parte de la operativa diaria.
Con la evolución hacia el Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA) surge una pregunta lógica:
¿Es posible generar y gestionar el DeCA directamente desde Business Central?
La respuesta depende de la solución de integración utilizada, pero el objetivo es claro: aprovechar la información que ya existe en el ERP para evitar duplicar el trabajo.
¿Qué es el DeCA?
El DeCA es el Documento electrónico de Control Administrativo utilizado en los transportes por carretera sujetos a esta documentación.
La normativa establece las características que deben cumplir tanto las aplicaciones utilizadas para gestionar estos documentos como los propios ficheros electrónicos.
Entre otros requisitos, el sistema debe generar el documento antes del inicio efectivo del servicio y almacenar el fichero electrónico de forma que esté disponible para su descarga durante las inspecciones.
¿Por qué integrar el DeCA con Business Central?
Imaginemos el proceso tradicional.
Una empresa recibe un pedido.
El pedido se registra en Business Central.
Después se prepara la expedición.
El albarán contiene información sobre el cliente y la mercancía.
Pero para generar el documento de control en otra aplicación hay que volver a introducir parte de esos datos.
Esto genera:
* Duplicidad de información.
* Más trabajo administrativo.
* Mayor riesgo de errores.
* Procesos menos automatizados.
* Información repartida entre diferentes sistemas.
Una integración bien planteada permite conectar ambos procesos.
Descubre cómo digitalizar la gestión del DeCA.
De Business Central al DeCA
El flujo puede ser:
Pedido de venta
↓
Preparación de la expedición
↓
Albarán
↓
Datos del transporte
↓
Generación del DeCA
↓
PDF + QR + URL
↓
Entrega al conductor
De esta forma, el DeCA pasa a formar parte del proceso de gestión de la expedición.
¿Qué información puede aprovecharse?
Dependiendo de la configuración de Business Central y de la solución implantada, pueden aprovecharse datos ya existentes en el ERP.
Por ejemplo:
* Cliente.
* Cargador.
* Transportista.
* Vehículo.
* Matrícula.
* Origen.
* Destino.
* Mercancía.
* Peso.
* Expedición.
* Albarán.
La ventaja es especialmente relevante para empresas que realizan un volumen elevado de expediciones.
Generar el DeCA desde el albarán
Una de las posibilidades más interesantes es asociar la generación del documento con el proceso de expedición.
De esta forma, cuando la información necesaria está disponible, el usuario puede generar el documento desde el propio entorno de Business Central.
El sistema genera el documento electrónico y lo relaciona con la operación correspondiente.
Esto facilita posteriormente la consulta y trazabilidad.
DeCA, PDF, QR y URL
La normativa establece requisitos concretos para el documento electrónico.
El DeCA debe generarse en PDF y contener un código QR.
Además, cada documento debe disponer de una URL única y específica que utilice HTTPS y permita la descarga directa del PDF.
Por tanto, una solución DeCA para Business Central no debería limitarse a crear un PDF.
Debe contemplar también los requisitos relativos a:
* Generación.
* URL.
* QR.
* Disponibilidad.
* Modificaciones.
* Trazabilidad.
* Conservación.
¿Qué ocurre si cambia la información?
Los datos de un transporte pueden cambiar.
La propia resolución contempla mecanismos para modificar el documento o generar uno nuevo.
Cuando se genera un nuevo PDF, la normativa establece que debe existir una nueva URL y un nuevo QR, conservándose el documento original a efectos de trazabilidad.
Por eso es importante que la solución integrada con Business Central gestione también las modificaciones.
Ventajas de integrar el DeCA con Business Central
Menos introducción manual
Los datos que ya existen en el ERP pueden reutilizarse.
Menos errores
Reducir la duplicidad de información ayuda a disminuir los errores de transcripción.
Más trazabilidad
El documento queda asociado al proceso de gestión correspondiente.
Más rapidez
El usuario no necesita cambiar continuamente entre aplicaciones.
Un proceso más integrado
El DeCA pasa a formar parte de la gestión de la expedición.
¿Para qué empresas tiene sentido?
Esta integración resulta especialmente interesante para empresas que:
* Utilizan Microsoft Dynamics 365 Business Central.
* Gestionan transporte de mercancías.
* Realizan numerosas expediciones.
* Trabajan con transportistas externos.
* Necesitan controlar documentación de transporte.
* Quieren reducir procesos administrativos manuales.
¿Es necesario cambiar de ERP?
No necesariamente.
Una solución integrada puede permitir que la empresa continúe utilizando Business Central como sistema de gestión y añada las funcionalidades necesarias para gestionar el DeCA.
La clave está en analizar qué información ya está disponible y cómo conectar el proceso de expedición con la generación del documento electrónico.
La solución DeCA de DS Cloud
En DS Cloud trabajamos con empresas que utilizan soluciones Microsoft y conocemos la problemática de integrar los procesos de negocio con sus herramientas de gestión.
Nuestra propuesta consiste en integrar la gestión del **DeCA con Microsoft Dynamics 365 Business Central**, aprovechando la información disponible en el ERP.
El objetivo:
Generar el DeCA sin duplicar información y mantenerlo integrado con el proceso de expedición.
¿Quieres ver cómo funciona?
Solicita una demo de la solución DeCA para Business Central.
Te mostramos el proceso completo y cómo puede encajar en la operativa de tu empresa.
